Standardikustannuslaskenta liiketoiminnan päätöksenteon ja johtamisen ytimessä
Hyvin tehty kustannuslaskenta tuo liiketoiminnan osa-alueet näkyviksi ja mahdollistaa eteenpäin katsomisen, tehokkaan johtamisen ja päätöksenteon. Mitä paremmin kustannuslaskenta on tehty, sitä parempia tiedolla johtamisen prosesseja se mahdollistaa. Hyvin tehty projekti luo hyvän pohjan myös tekoälyn hyödyntämiselle yrityksen liiketoiminnassa.
Luotettava ja systemaattisesti tehty kustannuslaskenta ei pelkästään avaa kannattavuuteen liittyviä asioita, vaan se tuo liiketoimintaan hyvän perustan, jonka päälle rakentaa johtamiskäytäntöjä. Se tuo tekemiseen ja päätöksentekoon systemaattisuutta, laatua ja selkeyttä sekä vähentää koheltamista. Se toimii perustana mm. talousennusteiden tekemiselle ja kirjanpidon oikeellisuuden arvioinnille; toimitusketjun suoriutumisen seurannalle ja arvioinnille, käyttöasteen seurannalle, kehityskohteiden ja pullonkaulojen näkemiselle jo ennen kuin ne realisoituvat, prosessien kehityksen seurannalle ja vertailulle, resurssien tehokkaalle kohdentamiselle; sekä tuotelinjojen, tuotteiden, toimintamallien ja asiakkuuksien kannattavuuden ymmärtämiselle. Kustannuslaskentaa voidaan käyttää myös hinnoittelupäätösten tukena, päätettäessä tuotteiden lanseerauksista ja lopetuksista sekä päätettäessä investoinneista ja muista kehityshankkeista. Lyhyesti sanottuna: Hyvin tehty ja hyödynnetty kustannuslaskentadata tekee yrityksen ydintoiminnoista kyvykkäämpiä.
Mitä standardikustannuslaskentaan kuuluu?
Kustannuslaskenta on yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettua laskentaa. Se tarkoittaa sitä, että laskenta voidaan rakentaa vapaasti yrityksen tarpeeseen soveltuvaksi. Kustannukset voidaan laskea vaikkapa per perusyksikkö, esim. kilo, litra tai metri; tai per kappale tai myyntierä, usein tulee tarve tarkastella asioita useammasta näkövinkkelistä, joten valmius kääntää laskelmat eri yksiköiden välillä on tarpeen. Kustannuslaskennassa hyvä periaate on keskittyä olennaisiin kustannuseriin – drivers, not details! On hyvä huomata, että hyvin rakennettu standardikustannuslaskenta ei tuo pelkästään euroja näkyviksi, vaan sen avulla voidaan nähdä prosessin pullonkauloja, jo ennen kuin ne syntyvät. Tämä kannattaa ottaa huomioon kustannuslaskentaa suunniteltaessa ja kehitettäessä.
Kustannuslaskennassa kustannukset jaetaan muuttuviin ja kiinteisiin kustannuksiin, vaikka käytännössä kustannusten kuuluminen muuttuviin tai kiinteisiin kustannuksiin ei aina ole selkeää, etenkin kun huomioidaan tarkastelun aikajänne – pitkällä aikavälillä kaikki kustannukset ovat muuttuvia, lyhyellä aikavälillä esimerkiksi työvoimakustannukset ovat käytännössä kiinteitä.
Valmistavassa teollisuudessa isoimmat kustannuserät ovat usein raaka-ainekustannukset, työvoimakustannukset, käyttöhyödykkeet (esim. sähkö, lämpö ja vesi), logistiikka – nämä kustannukset luokitellaan usein muuttuviksi kustannuksiksi. Tuotannon kiinteitä kustannuksia ovat toimihenkilöiden palkat, huoltokulut, kiinteistön vuokra, siivous ja muut toimitusketjuun kuuluvat kulut. Muita kiinteitä kustannuksia ovat mm. tuotekehityksen, myynnin, markkinoinnin sekä hallinnon kulut ja palkat.
Muuttuvien ja kiinteiden kustannusten lisäksi kustannuslaskennan tärkeä käsite on yleiskustannukset (joskus myös välilliset kustannukset). Ne ovat kustannuksia, joita ei voida suoraan kohdistaa tietylle tuotteelle, vaan ne kohdistetaan tuotteelle päätetyn kohdennusperusteen mukaisesti. Yleiskustannukset voivat olla sekä kiinteitä että muuttuvia kustannuksia.
Standardikustannuslaskennasta saadaan usein paras hyöty irti silloin kun kustannuslaskenta on tehty tuotetasolle asti. Tämä voi kuulostaa työläälle, mutta systemaattisella työllä ja keskittymällä yksityiskohtien sijasta kustannuksia draivaaviin tekijöihin, tämä on hyvinkin tehtävissä ja ylläpidettävissä. Standardeja muutetaan usein vain budjetoinnin yhteydessä, tai kun toimintaympäristössä tapahtuu isompi muutos, vaikkapa kun uusi tehokkaampi laite tulee prosessin käyttöön.
Mitä asioita on tärkeä ymmärtää standardikustannuslaskentaa kehitettäessä?
Standardikustannuslaskennan kehittämisen keskiössä ovat ihmiset ja tiimityöskentely. Tämä pitää ottaa alusta asti kaikessa tekemisessä ja suunnittelussa huomioon, muuten riskinä on luoda jatkuvaa hermojen kiristystä aiheuttava himmeli, jota edes päivät pitkänään järjestelmän kanssa työskentelevä Controller ei ymmärrä. Standardikustannuslaskennan kehittäminen ei ole talousosaston soolo. Usein esimerkiksi tuotannonsuunnittelusta löytyy valmiiksi käyttökelpoista dataa talouden käyttöön, tilauksesta-toimitukseen-kokonaisuuden hallinta, vaatii syvällistä tuotannon reunaehtojen ja tehokkuuksien ymmärrystä. Joka tapauksessa sujuva yhteistyö toimitusketjun, talouden, HR:n, IT:n ja johdon kanssa on käytännössä välttämätöntä, jotta projektissa onnistutaan. Projekti vaatiikin hyvää ja selkeää kommunikaatiota, taitoa myydä ideoita, ymmärtää eri katsontakantoja sekä taitoa tulla erilaisten ihmisten kanssa toimeen.
Hyvään kustannuslaskentaprojektiin kuuluu siis hyvä projektin suunnittelu. Mitä projektilla halutaan saavuttaa? Miten siihen päästään? Missä, ja miten tietoa on tarkoitus hyödyntää? Entä säilyttää ja päivittää? Mitä realiteetteja on otettava huomioon käytettävyyden, järjestelmien ja prosessien näkövinkkelistä? Mitä muita rajoitteita ja seikkoja on huomioitava? Mitkä kustannukset halutaan selvittää tarkasti, mitkä kustannukset jaetaan karkeammalla arviolla? On hyvä muistaa, että valtaosa kustannuksista sitoutuu suunnitteluvaiheessa. Harmittavan usein tehdään iso ja kallis projekti, josta ei saada irti siitä haluttuja hyötyjä, tai että projektin myötä muodostuneet prosessit eivät ole ylläpidettävissä niillä resursseilla, mitä yrityksessä on käytössä. Joskus projekti tehdäänkin useampaan kertaan. Laaja-alainen liiketoiminnan ymmärtäminen on tärkeää, jotta iso projekti lähtee alusta asti oikeille raiteille ja siitä saadaan paras mahdollinen hyöty liiketoimintaan.
Kustannuslaskentaprojektissa systemaattisuus on avaintekijä. Systemaattinen työskentely – esimerkiksi Master datan systemaattinen luonti ja ylläpito on hyödyllistä myös silloin kun siirrytään järjestelmästä toiseen. Järjestyksessä oleva Master data myös auttaa eri järjestelmien välisen integraation rakentamisessa.
Kustannuslaskentaprojekti vaatii kovaa ja monipuolista työntekoa. Exceleiden ja järjestelmien parissa menee monen monta pitkää päivää, mutta on välttämätöntä ymmärtää myös itse prosessia riittävän syvällisesti. Kävely tehtaalla hyviä kysymyksiä esittäen voi kolmessa vartissa avata enemmän asioita, kuin pelkkä viikkojen datan läpikäynti. Parasta on, jos voi tehdä vuorotellen data-työskentelyä ja tehtaalla havainnointia. Datan kanssa on toki myös osattava työskennellä ja ymmärrettävä myös miten sisäinen ja ulkoinen laskentatoimi linkittyvät toisiinsa.
Tietojärjestelmät, datan liikkuminen niiden välillä sekä datasta muodostettavat, mielellään visuaaliset, raportit ovat myös olennainen ja palkitseva osa projektia. Projektissa on oltava mukana riittävästi teknistä ymmärrystä yrityksessä käytössä olevista järjestelmistä, järjestelmien toimintalogiikasta sekä integraatioiden rakentamisesta järjestelmien välille. Usein projektivaiheessa mukana onkin jokin ulkopuolinen taho toteuttamassa esimerkiksi datan automaattisen lataamisen vaikkapa yrityksen palkanmaksujärjestelmästä BI-työkaluun, jossa data visualisoidaan tehokasta hyödyntämistä varten.
Kaiken tämän tekeminen vaatii sinnikkyyttä ja paineensietokykyä. Hyvä siitä tulee, kunhan muistat: onnistua voi vain tekemällä yhdessä, panosta aloitukseen ja suunnitteluun, pidä tavoite kirkkaana mielessä, työskentele systemaattisesti, älä hätkähdä pienistä ja pidä positiivinen asenne tekemiseen.
Muista vielä, että standardikustannuslaskentaprojektin päättyessä alkaa prosessivaihe. Dataakin pitää välillä tarkastella ja päivittää vastaamaan muuttunutta toimintaympäristöä, mutta olennaista on, että dataa hyödynnetään yrityksen eri toiminnoissa ja prosesseissa. Laskennan kehittämisestä seuraava kulttuurimuutos onkin käytännössä aina itse kustannuslaskentaprojektia isompi rasti, mutta mielekäs sellainen.
Mikäli haluat tukea omiin projekteihin, niin ota yhteyttä